Det er bare de som jobber på skolen, og som har [tjenstlig behov](Å ha tjenstlig behov betyr at noe er nødvendig for at du skal kunne utføre jobben din.) for personopplysninger som skal få tilgang til disse. Én måte å sikre at ikke flere enn de med tjenstlig behov får personopplysninger, er å sørge for tilgangsstyring. De som jobber i skolen, skal bare ha tilgang til personopplysninger hvis, og i den utstrekning, de trenger personopplysninger for å utføre oppgaver som er lovpålagt. Husk å passe på at tilgangsstyringen til systemer også ivaretar taushetsplikten.

I tillegg til at bare de med tjenstlig behov skal ha tilgang til personopplysninger delt skriftlig internt på skolen, har alle som jobber på skolen, taushetsplikt. Taushetsplikten gjør at du ikke kan dele taushetsbelagte opplysninger. Taushetsplikten hindrer deg ikke i å kunne dele ellers taushetsbelagte opplysninger hvis de [anonymiseres.](Anonymisering innebærer at det ikke skal være mulig for noen å forstå hvem det gjelder. Initialer eller annen omtale der man kan skjønne hvem som omtales er ikke anonymisering.)

[udir-importantinfo]

I saker der én lærer har [tjenstlig behov](Å ha tjenstlig behov betyr at noe er nødvendig for at du skal kunne utføre jobben din.) , kan det hende en annen lærer ikke har det. Kontaktlærer har kanskje behov for å vite mer i en sak der en av klassens elever ikke trives på skolen, enn andre lærere trenger å vite om den saken. Husk å alltid tenke over hvilke kolleger som trenger å vite hva, før du eventuelt deler informasjon internt.

[udir-task]

Refleksjonsoppgaver – Reflekter alene eller gå sammen med flere i personalgruppen og diskuter:

Hvilke opplysninger deler dere innad i personalgruppen?
Er dere bevisste på hva dere deler, og hvorfor dere deler det?
Kan dere komme på eksempler på hva det ikke vil være tjenstlig behov for å dele?

Deling av personopplysninger trenger ikke bare å være at personalet aktivt sier noe eller skriftlig deler noe om en elev. Deling kan også være at dere har personopplysninger tilgjengelig på skolen som flere ansatte kan se.

Diskuter:

Hvilke personopplysninger har dere tilgjengelig som alle kan se på skolen?
Hva er formålet med å ha disse personopplysningene tilgjengelig for alle?
Er det noen opplysninger som kan fjernes for å hindre unødvendig spredning av elevers personopplysninger?
Ivaretar tilgangsstyringen til skolens systemer taushetsplikten i tilstrekkelig grad?

Det er berre dei som jobbar på skulen og som har [tenestleg behov](Å ha tenestleg behov betyr at noko er nødvendig for at du skal kunne utføre jobben din.) for personopplysningar, som skal få tilgang til desse. Éin måte å sikre at ikkje fleire enn dei med tenestleg behov får personopplysningar, er å sørge for tilgangsstyring. Dei som jobbar i skulen, skal berre ha tilgang til personopplysningar viss, og i den grad, dei treng personopplysningar for å utføre oppgåver som er lovpålagde. Hugs å passe på at tilgangsstyringa til system varetek teieplikta òg.

I tillegg til at berre dei med tenestleg behov skal ha tilgang til personopplysningar som blir delte skriftleg internt på skulen, har alle som jobbar på skulen, teieplikt. Teieplikta gjer at du ikkje kan dele teiepliktige opplysningar. Teieplikta hindrar deg ikkje i å kunne dele elles teiepliktige opplysningar viss dei blir [anonymiserte.](a nonymisering inneber at det ikkje skal vere mogleg for nokon å forstå kven det gjeld. Initialar eller annan omtale der ein kan skjønne kven som blir omtalt, er ikkje anonymisering.)

[udir-importantinfo]

I saker der éin lærar har [tenestleg behov](Å ha tenestleg behov betyr at noko er nødvendig for at du skal kunne utføre jobben din.) kan det hende ein annan lærar ikkje har det. Kontaktlærar har kanskje behov for å vite meir i ei sak der ein av elevane i klassen ikkje trivst på skulen, enn andre lærarar treng å vite om den saka. Hugs å alltid tenkje over kva for kollegaer som treng å vite kva, før du eventuelt deler informasjon internt.

[udir-task]

Refleksjonsoppgåver – Reflekter åleine eller gå saman med fleire i personalgruppa og diskuter:

Kva opplysningar deler de internt i personalgruppa?
Er de bevisste på kva de deler, og kvifor de deler det?
Kan de komme på døme på kva det ikkje vil vere tenestleg behov for å dele?

Deling av personopplysningar treng ikkje berre å vere at personalet aktivt seier noko eller skriftleg deler noko om ein elev. Deling kan òg vere at de har personopplysningar tilgjengelege på skulen som fleire tilsette kan sjå.

Diskuter:

Kva personopplysningar har de tilgjengelege som alle på skulen kan sjå?
Kva er formålet med å ha desse personopplysningane tilgjengelege for alle?
Er det nokon opplysningar som kan fjernast for å hindre unødvendig spreiing av personopplysningar om elevar?
Varetek tilgangsstyringa til skulen sine system teieplikta i tilstrekkeleg grad?